3 Jebakan yang Harus Dihindari Saat Memilih CMMS / EAM Atau Aplikasi Aset Manajemen Lainnya

Kemajuan teknologi dan transformasi digital dan perangkat lunak berbasis web dan mobile telah memberi pengguna akses yang terus-menerusdan setiap saat ke program perangkat lunak yang belum pernah ada sebelumnya.Tren teknologi ini memungkinkan pasar sistem B2B seperti pasar perangkat lunakCMMS yang terus tumbuh untuk meningkatkan popularitas. Sistem manajemenpemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), Enterprise Asset Management (EAM) menjadisesuatu yang awam dan pasti diperlukan oleh organisasi dengan asset tersebardan memiliki cabang di banyak tempat. Tetapi pemilihan produk CMMS, EAM, fixed assetmanajemen sering terjebak dalam focus yang keliru. Berikut adalah jebakan yangharus diantisipasi sebelum memilih solusi CMMS dan atau EAM.

 

#1 Membeli perangkat lunak hanya didasarkan pada kesesuaian fungsional saja.

Seiring dengan meningkatnyacakupan dan kompleksitas perangkat lunak , pemilihan harus lebih dari sekedarfungsi. Pemilihan yang tidak kalah penting dengan fungsional adalah pada sisikomersial, licensing, kemampuan melakukan customization, user interface danUI?UX pengguna, kesiapan teknis calon supplier, kesiapan produk yang ditawarkan,deployment dari aplikasi, hingga mekanisme data entry, user, role dan permission harus dipertimbangkan matang.

Rencana Implementasi juga harusdipertimbangkan , tidak hanya seberapa cepat perangkat lunak dapat diinstal,tetapi yang lebih penting, lamanya waktu dan tingkat kesulitan dalam mencapaisasaran dan target kinerja Anda. Assessment awal sangat diperlukan untukkesuksesan CMMS dan EAM software. Alur fungsi yang terlalu kompleks akanmenyebabkan sangat sulit untuk diimplementasikan, digunakan, di-custom dansulit pula membuat user termotivasi menggunakannya. Fungsi yang terlalu “basic”akan membuat CMMS dan EAM seperti konsolidasi report dan dashboard saja.

 

#2 Pemikiran CMMS / EAM adalah datastatis, hanya dashboard dan sistem pelaporan

Ketika sistem CMMS / EAM pertamakali diimplementasikan beberapa dekade yang lalu, mereka dipandang sebagai carayang efektif untuk komputerisasi proses manual yang ada. Hanya itu! Alat CMMS /EAM tidak lebih dari penyimpanan data elektronik. Banyak perusahaan  melakukan kesalahan bahwa tidak banyak yang berubah dari beberapa dekade yang lalu, yaitu, CMMS / EAM terutama digunakan untuk memasukkan dan menyimpan data untuk menghasilkan laporan secara teratur atau ad hoc dan dalam bentuk dashboard. Hanya itu!

Namun modern sistem menawarkan lebih banyak fungsi secara real-time. Dengan fitur-fitur seperti notifikasi, manajemen waspada, prioritas support request,  alur kerja work order yang lebih canggih,geo-tagging lokasi asset dan spare partnya, barcode setiap part sebelum masukke cabang, pemantauan realtime dan masih banyak lagi. Saat support request aset critical misalnya, work order proses  dapat dimulai  secara otomatis mengeluarkan perintah kerja, dan / atau memberitahu supervisor untuk bersiap dengan teknisi field, melalui email atau telepon seluler. Fungsi ini membentuk dasar untuk pemeliharaan prediktif, yang bisa membantu mengubah system reactive atau adhoc menjadi responsive terstruktur.

  

#3 Hanya berfokus pada bagaimana CMMS / EAM akan membantu divisi Anda saat ini dan bukan organisasi keseluruhan dan menyerahkan tim IT sepenuhnya untuk merencanakan dan eksekusi proyek CMMS/EAM

Satu kesalahan umum yang terjadi ketika perusahaan besar dan banyak situs memilih sistem CMMS / EAM adalah bahwa salah satu sumber daya perusahaan tidak cukup merencanakan, mengkomnsolidasikan dan melakukan eksekusi proyek CMMS dan EAM. Kebutuhan masing-masing situs atau cabang mungkin ada perbedaan. Adalah kunci untuk memilih paket CMMS / EAMyang dapat mengakomodasi kebutuhan masing - masing cabang, serta melibatkan departemen lain dalam perencanaan, departemen logistic, keuangan, HRD dan accounting adalah contoh stakeholder yang harus dilibatkan sejak awal demi kebutuhan organisasi secara keseluruhan. Misalnya, jika beberapa situs memilikipemasok suku cadang yang sama, pembelian regular dari situs atau cabang dapatdi-sentralisasikan dan mendapat diskon signifikan untuk akuisisi spare part dan pemeliharaan kedepan.

Sistem CMMS / EAM harus mengakomodasi semua kepentingan yang berhubungan dengan asset manajemen.Bagaimana anda yakin UI/UX sesuai jika hanya bertanya ke tim IT? Dan bukan perwakilan user dan HRD untuk mengerti selera dan budaya? Bagaimana mengerti metode depresiasi dan kultur unik serta local wisdom proses depresiasi tanpa berbicara dengan finance dan accounting departemen? Bagaimana meningkatkan usability jika belum berdiskusi dengan departemen teknis dan  field service engineers yang akanmenggunakannya?

 

Demikian tiga jebakan yang akanmenghambat optimalisasi proyek maintenance fixed asset CMMS dan EAM. Belajardari kesalahan yang lain yang sudah mengalami  adalah biaya pembelajaran lebih cost-efektifdibandingkan dengan belajar dengan resiko internal, dengan Aset anda OrganisasiAnda, Departemen Anda.