Best Practices memilih IT Vendor Atau System Integrator yang baik dengan Metode 10C Carter

Mengumpulkan informasi vendor sebagai system integrator khususnya untuk solusi enteprise IT dan data centre di Indonesia sangat penting. Evaluasi sebelum menolak dan memberikan pekerjaan  adalah praktik yang baik yang berlaku di seluruh dunia. Untuk ini, metodologi evaluasi  memainkan peran penting. Pertanyaan yang diajukan baik dalam bentuk meeting awal, evaluation form, RFI maupun tahap aanwijzing akan membantu organisasi mencapai kesimpulan yang solid apakah calon vendor pemasok harus ditunjuk atau tidak dan bagaimana resikonya.

Manfaat lain memiliki metode evaluasi yang jelas adalah :

1.  Membantu dalam menilai risiko dari calon vendor : Dengan mengetahui pemasok, siapa, darimana, bagaimana, mengapa dan pertanyaan lainnya  akan membantu organisasi mengetahui informasi umum calon vendor dapat menilai risiko apa      pun yang terkait dengan mempekerjakan mereka. Seperti yang disarankan model Carters 10C, manajemen risiko dapat dikaitkan dengan kapasitas, kompetensi, dan komitmen terhadap kualitas.

2. Membantu melindungi reputasi merek: Melalui metode evaluasi Carter 10C , organisasi dapat mempekerjakan vendor dengan reputasi pasar yang baik, expetiise dan competency yang sesuai, mengurangi calon yang tidak competent atau hanya     sebagai middleman, mengetahui resiko sub-contractors yang tidak perlu. Dan pada gilirannya meminimalkan risiko yang terkait dengan merusak reputasi organisasi.Model Carters 10C menunjukkan reputasi merek dapat dikaitkan dengan     kontrol proses, clean (memiliki lisensi hukum, system yang jelas, & Compliance process in place) dan budaya calon vendor (Ethics dan Code of conduct doing business) .

3. Membantu menganalisa faktor biaya dan resiko compliance: Ada berbagai faktor biaya yang terkait dengan mempekerjakan pemasok. Sejumlah besar uang diinvestasikan oleh organisasi untuk mendapatkan barang dan jasa terbaik dengan     harga terbaik . Dengan menggunakan evaluasi model Carter C yang sistematis, organisasi dapat memahami kemampuan keseluruhan vendor mereka untuk memenuhi harapan dan persyaratan organisasi. Terkait dengan 10C Carter, faktor     biaya sejalan dengan  kompetensi , kualitas , biaya dan segala cost of doing business terkait.

Model Carter 10C untuk evaluasi calon Vendor atau System Integrator IT

Mengevaluasi vendor IT dapat menjadi tantangan yang besar , karenanya praktik terbaik adalah membuat prosedur evaluasi, yang akan membantu bisnis apa pun untuk mengatur dan mengevaluasi pemasok dengan lebih efisien. Ada sistem RFP / Tendering Web Elektronik/tahap aanwijzing yang digunakan untuk evaluasi awal ,tetapi metode yang lebih kuat adalah, model Carter 10Cs yang diakui di seluruh dunia sebagai standard 10C.

Model ini melihat ke dalam aspek mengevaluasi vendor IT sebelum ditunjuk bahkan sebelum dapat mengikuti proses tender . Berikut adalah Cs tersebut dan penjelasannya :

Capacity - Apakah calon vendor tersebut  memiliki kapasitas dan kapabilitas untuk mengerjakan ini? Pertanyaan yang pasti dijawab "Ya Kami Bisa" dari seluruh vendor. Namun jika di-detailkan menjadi seberapa besar revenue perusahaan, sudah berapa lama berdiri, ijin apa yang dimiliki, bagimana visi dan misi perusahaan, bagaimana eksekusi misi tersebut, apa investment fokus area, siapa saja referensi pelanggan yang dimiliki, mengerjakan apa dan bagaimana pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan. Pertanyaan ini akan menyaring kapasitas calon vendor yang bersangkutan.

Competency  - Pertanyaan menyangkut kompetensi beberapa adalah ,apakah calon vendor memiliki developers, engineers bersertifikat dan berpengalaman? Apakah memiliki status partnership yang jelas dari produk dan jasa yang ditawarkan, pada level apa partnership tersebut, ada berapa banyak vendor sejenis dengan level tersebut, ada berapa level dari level partnership tersebut? Seberapa banyak tenaga freelancers, outsources dibandingkan dengan karyawan tetap, berkenankah untuk diminta SPT setoran pajak untuk verifikasi karyawan tetap, apakah engineer dan tenaga ahli yang dimaksud adalah berasal dari vendor? atau distributor atau in-house? Berapa rata rata turn over karyawan yang masuk kategori tenaga ahli, jelaskan sertifikasi apa saja yang dimiliki untuk masing masing area fokus binis? apakah sertifikat tersebut masih berlaku? Sehubungan dengan IT yang sangat dinamis dan berkembang pesat, bagaimana roadmap plan expertise ,engineers, developers tersebut mendapatkan continuous training and development?

Consistency  - Apakah ada output hasil pekerjaan yang dapat dilihat dan di-verifikasi, bagaimana refleksi penjualan tahun lalu dan tahun sebelumnya terhadap area fokus perusahaan. Apabila distribusi tahun ini 90% revenue berasal dari network and security, tahun lalu dari data storage dan server, tahun sebelumnya dari Application development, dan sebelumnya lagi dari penjualan menara dan pembangunan gedung , hal ini mencerminkan area business consistency yang perlu dievaluasi lebih lanjut.

Control - Apakah calon vendor memiliki system dan aplikasi kontrol internal untuk business proses dan manajemen pelanggan seperti system accounting dan finance yang jelas, sistem CRM/ERP , code of conduct document, proses definition mulai dari opportunity identified hingga project management? Bagaimana fungsi kontrol sistematis atas prosesnya?

Commitment - Komitmen terhadap Kualitas - Apakah ada sistem/aplikasi/infrastruktur kantor/ demo unit atau apapun yang diinvestasikan  oleh pemasok untuk kelangsungan bisnis dan dapat dilakukan survey manajemen mutu oleh tim terkait?

Cash - Apakah pemasok independen secara finansial atau ada keterlibatan pihak ketiga? Siapa pihak ketiga tersebut ? apakah perorangan atau parents company atau sleeping shareholders?

Cost - Apakah produk dan layanan yang ditawarkannya sudah bermanfaat dan hemat biaya? Apakah ada TCO analysis, Bagaimana dengan pembanding sejenis, bagaimana dengan unique selling proposition dan bagaimana menghubungkan dengan project yang  berjalan.

Culture - Apakah pemasok memiliki budaya kerja dan reputasi pasar yang baik? Bagaimana budaya kerja terdokumentasi, bagaimana proses penerimaan karyawan? Apakah ada code of conduct internal perusahaan ? Bagaimana penanganan

 konflik of interest di internal perusahaan? Bagaimana dengan training dan development dari tenaga penjualan? bagaimana kualifikasi Pre-Sales di perusahaaan calon vendor?

Clean  - Apakah pemasok memiliki lisensi legal, ijin berusaha, kesesuaian ijin, sertifikasi yang berlaku, tidak terlibat atau dalam proses hukum? apakah calon vendor telibat dalam proses perencanaan atau bertindak sebagai konsultan proyek? semua pertanyaan yang berhubungan dengan manajemen resiko ada disini.

Communication  - Apa sarana komunikasi calon vendor dalam berusaha dalam proyek yang berjalan? Adakah list PIC yang akan terlibat baik tim penjualan tim pre-sales dan consultant, tim post sales, tim engineer dan developers, tim project management dan executive sponsor dari pihak vendor ?

Ada banyak pertanyaan untuk melakukan evaluasi berdasarkan Carter 10C. Namun yang terpenting adalah integritas masing masing yang bertanya (Pihak vendor assessment ) dan yang ditanya (Calon vendor) .

Setelah vendor terpilih atau dipilih sebagai vendor / pemasok oleh suatu perusahaan, penting bagi vendor / pemasok untuk berkomunikasi dengan pelanggannya juga. Dari sudut pandang vendor, dia harus memastikan dia menangani poin-poin di atas agar tetap terdepan dalam persaingan dan menjadikan kliennya pelanggan setia.

Untuk melakukannya, vendor terpilih juga perlu mengidentifikasi persyaratan pelanggan dan faktor-faktor apa yang dapat memperkuat hubungan vendor-pelanggan. Dalam kasus seperti itu, vendor dapat melakukan survei kepuasan pelanggan , yang akan memungkinkannya untuk meningkatkan pelayanan di bidang-bidang tertentu setelah memahami harapan pelanggan untuk menjadi lebih baik.