Komponen Kolaborasi Kerja Efektif Dimasa Pendemic Covid 19 Bersama Platform Sengkuyung

Sejak awal tahun 2020 , Pendemic Covid-19  telah menyebar ke semua benua. Menjadi pendemic global  di seluruh dunia. Saat virus menyebar, masyarakat, ekonomi, dan bisnis tentunya terpengaruh hingga sedikitnya tiga tahun kedepan

Bagaimana meminimalkan dampak epidemi pada bisnis adalah pertanyaan setiap pemimpin perusahaan. Bagaimana melihat progress hasil kerja karyawan dengan mudah, memiliki repository untuk seluruh dokumen, berkolaborasi bersama secara remote. Ini adalah masalah utama yang menjadi perhatian setiap pemimpin perusahaan. Tatap muka melalui video conference bukanlah cara satu satunya berkolaborasi. Sama halnya saat kita bertemu di ruang meeting, tidak hanya tatap muka tetapi kita membawa dokumen, perlu whiteboard, software dan materi lainnya. 

Berikut adalah tools yang diperlukan untuk berkolaborasi secara efektif di masa Pendemic.

#1 Modern Kanban Tool

Kanban adalah metode manajemen proses kerja  untuk mendefinisikan, mengelola, dan meningkatkan performa setiap anggota dan pemimpin dalam suatu organisasi Kanban  bertujuan untuk membantu kita memvisualisasikan pekerjaan kita, memaksimalkan efisiensi, dan melakukan continuous improvement dalam pekerjaan kita. Awalnya Kanban digunakan untuk manufaturing process, sekarang berkembang ke berbagai kebutuhan seperti project management, change management, minutes of meeting management, KPI , marketing, CRM , business operation, audit purposes dan banyak lagi.

Tantangan Kanban tool digunakan di Indonesia

Kanban umunya dalam bentuk cloud. Tidak hanya hosting di cloud tetapi juga cloud-share yang artinya berbagi ke seluruh pengguna di seluruh dunia. Beberapa Kanban buatan lokal dan open-source memiliki keterbatasan dalam hal tampilan UI/UX, fitur dan fungsinya. Agar Kanban dapat digunakan efektif diperlukan beberapa fungsi dan fitur utama seperti:

  1. Kemampuan untuk hosting on cloud, on cloud dedicated instance dan tentunya on-premise
  2. Basic Role and access management, dalam hal memindahkan card, basic approval , signup/ in dengan SSO atau integration dengan existing active directory
  3. Fungsi workflow/Approval yang dapat di kustomisasi sesuai kebutuhan dengan cepat.
  4. Memiliki repository untuk menyimpan online documents

Salah satu solusi yang memenuhi kebutuhan utama diatas adalah Sengkuyung. Platform Sengkuyung memiliki pilihan hosting yang banyak, workflow approval dengan BPMN 2.0 dan kemampuan SSO.


#2 Online Video Conference

Salah satu kebutuhan bekerja remote adalah online video conference. Ada banyak solusi video konference yang populer baik gratis (less-secured) maupun berbayar (More-secured). Tantangan dalam menggunakan video conference berbayar biasanya dari sisi licensing per user , kapasitas participants, dan tentunya security. beberapa organisasi enterprise yang sudah menggunakan intranet harus melakukan konfigurasi tertentu agar dapat terkoneksi ke cloud penyedia video conference seperti Meet dan Zoom.  Untuk organisasi besar yang menjunjung tinggi security dan privacy, on-premise video conference adalah solusi yang efektif.

Sengkuyung platform memiliki banyak opsi dalam hosting termasuk on-premise video conference.

Sengkuyung Video Conference


#3 Office Productivity

Kebutuhan melakukan kolaborasi dokumen, spreadsheet dan slides untuk presentasi adalah mutlak diperlukan. Akan tetapi solusi yang ada banyak menggunakan sarana cloud sementara untuk solusi non-cloud adalah di komputer/laptop masing masing. Hal ini menimbulkan tantangan data yang tersebar di laptop karyawan, revisi yang banyak dan beragam, dan tentunya security dan integritas data. Sengkuyung datang dengan online document collaboration dan repository  dengan opsi on-premise sehingga proses edit, share document menjadi lebih mudah dan sangat terkontrol. User dapat memiliki opsi untuk  membuat document editable dan ready only. User dapat bersama sama melakukan kolaborasi online di dokumen tertentu. Dokumen dapat dikirim dalam bentuk link webserver.

#4 Omnichannel Chat

Kolaborasi kerja efektif membutuhkan omni-channel chat platform yang lebih dari whatsapp dan telegram. Bagaimana mengatur thread, discussion dan mengatur channel privat/publik adalah beberapa tantangan menggunakan cloud messaging untuk komunikasi bisnis. Sengkuyung datang dengan kemampuan omnichannel chat yang dapat mengatur thread dan discussion dengan mudah dan melakukan setup channel baik private maupun publik didalam organisasi.

#5 Content Management Dan Form Maker


Dalam organisasi besar, dokumen repository akan memiliki banyak sekali jenis dokumen dari berbagai departemen/instansi. Dokumen ini perlu dibuat klasifikasi, tagging, user role dan access dan juga tentunya opsi untuk digital signature. Kebutuhan lain yang tidak kalah penting adalah membuat form untuk submission. Misalkan form pendaftaran, form survey, dan lainnya. Form ini memiliki submission button dan mendukung workflow approval. Sengkuyung release 2.2 memiliki kemampuan membuat form dan content manajemen untuk form tersebut.


#6 Intranet Capability

Kolaborasi akan lebih efektif lagi jika ada Intranet. Intranet adalah jaringan perusahaan private, yang dirancang untuk mendukung karyawan untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan menjalankan peran mereka. Ini melayani berbagai tujuan dan kegunaan, baik schedule, calendar, who is online, dan lain sebagainya semuanya dalam satu tapmpilan webpage yang dapat dibuat personal untuk setiap karyawan berdasarkan role dan fungsinya. Platform Sengkuyung 2.3 sudah mendukung kemampuan Intranet yang tentunya dengan license perpetual.


Untuk membuat kerja organisasi dan karyawan menjadi efektif saat Pendemic dimana bekerja remote adalah kebutuhan utama, diperlukan tools dan teknologi digital yang mendukung. Banyak sekali teknologi yang ada sekarang. Namun security, licensing, dan data stewardship menjadi tantangan setiap organisasi. Sengkuyung memiliki all-in-one solution untuk kanban system dengan BMPN 2.0 workflow, video conference, office productivity, omnichat, content management dan form maker, serta intranet capabilities dengan single-sign-on. Semuanya ditawarkan dalam opsi hosting beragam mulai dari on cloud, on cloud dedicated, dan on-premise. Sengkuyung juga menawarkan license beragam mulai dari per user basis, perpetual, opsi white-label dan customization. Sengkuyung adalah produk kebanggaan Indonesia yang dibuat dari kerja keras ala Sengkuyung sejak tahun 2018 dan bukan dari white label dari produk global. Sengkuyung hadir dengan tampilan modern UI/UX terkini.