Manajemen fixed aset penting karena membantu perusahaan memantau dan mengelola aset menggunakan pendekatan sistematis.
Dikelola secara efektif, manfaatnya mencakup peningkatan produktivitas dan efisiensi yang menempatkan bisnis pada posisi yang lebih baik untuk meningkatkan laba atas investasi.
Bayangkan pada perusahaan yang besar, pertanyaan yang terlihat mudah akan sulit dijawab seperti:
Berapa total fixed aset yang Anda miliki, berapa nilainya?
Bagaimana kondisi depresiasinya, kapan dilakukan maintenance terakhir?
Siapa yang melakukan?
Mana aset yang habis masa garansi ?
Mana aset yang sudah harus diganti dan mengapa?
Dengan jumlah aset yang besar dan tersebar, untuk menjawab ini tidaklah mudah, diperlukan sistem pengelolaaan aset yang baik dan bukan manual dokumen atau dalam bentuk excell file.
Selain hal tersebut , dari sisi manajemen, beberapa kendala manajemen fixed aset tanpa system adalah :
Tidak Ada Visibilitas
Tanpa visibilitas, tidak ada cara pasti untuk menentukan inventaris aset di lokasi tertentu.
Tanpa catatan aset dan informasi sebelumnya, juga tidak ada cara untuk melacak data penting seperti nomor seri atau model aset untuk dukungan support masa depan dari penggunaan layanan.
Menjadi lebih bermasalah ketika fixed aset yang lebih kecil (mis., Mobil, motor, mesin, dan alat kecil lainnya) dipindahkan di lokasi baru secara rutin karena berbagai alasan, seperti meningkatkan proyek-proyek besar atau untuk back up kegagalan peralatan yang ada.
Singkatnya, tidak ada cara untuk membuat keputusan terkait aset yang cerdas tanpa mengetahui apa yang sudah Anda miliki dan di mana semuanya berada.
Kebocoran Garansi
Jika suatu bisnis sama sekali tidak melacak asetnya secara akurat, maka sangat mungkin bahwa bisnis tersebut tidak melacak status atau ketersediaan garansi dan support aset-aset ini.
Ini dapat membebani uang riil bisnis dalam bentuk membayar untuk perbaikan yang tidak perlu.
Pembayaran maintenance walaupun sebetulnya masih dalam masa garansi sering terjadi dan membebani perusahaan.
Kurangnya Berbagi Informasi
Penandaan aset pada dasarnya adalah strategi manajemen data.
Tanpa penandaan aset dengan modern, sulit jika bukan tidak mungkin untuk membuat profil data dinamis dari aset utama bahkan pada tingkat dasar seperti riwayat perbaikan dan biaya.
Hal ini membuat field maintenance job sangat tergantung pada orang lain seperti kontraktor untuk keputusan perbaikan dan pemeliharaan, tanpa ada cara yang baik untuk meminta pertanggungjawaban vendor ini.
Putusan "Mengganti" Atau "Memperbaiki" aset menjadi subyektif
Menentukan apakah suatu aset harus diganti atau diperbaiki adalah keputusan umum.
Membuat keputusan yang salah dapat merugikan bisnis, baik dalam membayar terlalu banyak atau menimbulkan biaya downtime peralatan.
Tanpa informasi data yang tepat untuk menganalisis sebelum keputusan diambil, keputusan perbaikan atau penggantian ini pada akhirnya tidak lebih baik dari subjektifitas.
Kesalahan Servis Aset
Tanpa memiliki metode untuk dengan mudah dan percaya diri mengidentifikasi aset tertentu, tidak ada cara untuk memastikan bahwa staf di lokasi memilih peralatan yang benar saat membuat perintah kerja (misalnya genset, unit HVAC atau unit panel listrik).
Baik dalam dalam kasus layanan darurat atau sesuai permintaan, total biaya pemeliharaan dan support akan menjadi mahal ketika penyedia layanan tidak yakin aset mana yang harus diperbaiki atau dipertahankan ketika berada di lokasi.
Bahkan pemeliharaan yang terencana dapat sia-sia atau aset dapat berisiko jika maintenance rutin dilakukan pada aset yang salah.
Membuang Banyak Waktu Percuma
Tugas field manager atau kepala cabang biasanya adalah mengelola aset penting perusahaan.
Namun, mengelola aset penting tanpa alat penandaan aset yang baik.
Pada akhirnya, dengan semua tanggung jawab yang dimiliki seorang manager, investasi waktu dalam mengelola aset secara manual mungkin merupakan biaya terbesar organisasi cabang tersebut.
Pengambilan Keputusan Strategis yang Sulit
Pengeluaran untuk aset dan peralatan modal adalah bagian besar dari setiap anggaran dengan dampak bisnis nyata pada perusahaan.
Keputusan besar seperti berinvestasi dalam peralatan modal baru memerlukan data aset yang komprehensif, akurat, dan bersih di seluruh portofolio lokasi untuk memastikan bahwa bisnis bertindak cerdas dan strategis.
Dari lokasi baru yang dibangun hingga perencanaan modal masa depan, penting bagi bisnis untuk mengetahui inventaris aset, riwayat layanannya, dan biaya per aset selama siklus hidupnya.
Dan tidak ada cara untuk melakukan itu tanpa system atau aplikasi aset manajemen atau CMMS.
Apa Manfaat Aplikasi Manajemen Aset?
Ada banyak! Agar rencana pengelolaan aset menjadi efektif, perlu didukung oleh sistem manajemen aset dengan kemampuan untuk memantau dan mempertahankan hal-hal yang bernilai - baik berwujud maupun tidak berwujud.
Hampir sama dengan sistem manajemen armada bus, tetapi dapat diimplementasikan pada skala bisnis yang jauh lebih luas.
Walaupun bekerja dengan berbagai departemen di multiple lokasi, aset seperti kendaraan, alat, peralatan, proses, dan bahkan orang dapat ditinjau dan dikelola secara efisien secara ter-sentral.
Kerja kolaboratif seperti ini membantu bisnis untuk mengurangi pengeluaran modal keseluruhan dan pengeluaran operasional yang terkait dengan aset Anda.
Request maintenance, Mengatur work order, assign engineer on-site, pengecekan warranty dan support, melihat lokasi dan umur aset dan lain sebagainya.
Aplikasi manajemen aset yang baik harus dapat melihat:
Catatan semua aset dan nilai serta riwayat aset
Mengelola aset dari berbagai lokasi
Memberikan peluang untuk merencanakan risiko finansial, operasional, dan hukum
Menentukan tingkat layanan dan prioritas support aset
Mengatur portofolio aset
Membuat laporan untuk melacak kinerja aset dari utilisasi dan downtime
Meningkatkan waktu recovery aset
Mengukur dan memantau biaya aset lifecycle termasuk depresiasi dan total cost maintenance.
Deltadata Mandiri memiliki produk aplikasi aset manajemen dan CMMS dengan fitur modern bernama DeltaAsset.
DeltaAsset tersedia dalam paket SaaS ( Pay Per User Per Month) atau On-Premise di tempat Anda, dengan optional whitelabel dengan Branding Anda.
DeltaAsset menggunakan teknologi terkini dengan OCR, Geo-Tag Location, Barcode, Dan fingerprint registration untuk field service sign up. DeltaAsset adalah agile software untuk CMMS Maintenance dan Aset Manajemen.
Silahkan hubungi Deltadata lebih lanjut untuk mendapatkan informasi terbaru, melalui email berikut: marketing@deltadatamandiri.com
Simak Juga:: Tips Memilih Layanan Penyimpanan Cloud Terbaik di Indonesia
